为了加强对档案的管理，增强档案立卷、归档、保管、利用工作的科学性、规范性，有效地保护和利用档案，真实全面地记录联合会发展的全貌，使档案更好地为联合会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》特制定本制度。
一、档案的立卷归档
（一）、档案由办公室负责，公文立卷要根据发文单位、主题、时间、名称等公文特征组卷，按照公文的相互关系、历史联系和保存价值，进行科学分类、系统整理、立卷，标题要准确，保证档案材料齐全、完整，正确反映协会的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
（二）、按照保管期限的规定，正确区分文件价值，准确划分文件的管理期限，分别立卷。
（三）、本联合会在职能活动中，具有查考和作为依据作用的材料(收发文件、会员登记资料、决议、决定、会议记录、纪要、大事记、统计报表、财务报表、工作要点、工作总结、诚信建设、科技信息、机构设置、录音、录像、照片等)都要收集齐全，及时立卷归档。
（四）、联合会人员外出开会的会议资料，及时交办公室存档。
（五）、在每年第一季度内将上年度的全部档案材料装订成册编制目录。
二、档案的保管
（一）、本联合会的档案，由办公室统一管理。
（二）、要严格履行档案借阅制度、安全保密制度及保管、销毁制度。
（三）、归档档案要内有目录外有检索。
（四）、要定期检查档案的保管情况，及时销毁、修补、复印有关资料。
（五）、保证档案柜的安全，并做好防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防尘、防潮工作。
三、档案的销毁
（一）、按照档案保管期限表的规定对档案分别销毁。
（二）、凡准备销毁的档案，要由联合会秘书长审查、批准后，方能销毁。
（三）、对应销毁的档案，必须编制销毁清册，销毁清册归档保存。
（四）、销毁档案时，要派两人到指定销毁地点负责监销，监销人要在销毁清册上签字，并将销毁情况向秘书长汇报。
四、档案的保密
（一）、档案必须设在安全的地方，有防盗设施。
（二）、各类档案，主要供本联合会利用，不对外开放。
（三）、认真执行党和国家的保密规定，严格掌握档案密级，绝密档案专柜保管。
（四）、机密文件档案不得翻印和扩大阅读范围，需要时须经秘书长批准。
（五）、要严格执行查阅制度，不准将档案带出办公室，严禁无关人员打开档案柜。
（六）、要定期进行保密检查，确保安全。
五、档案的借阅
（一）、借阅档案要履行登记手续，会员单位查阅档案时，需持单位介绍信，并经秘书长批准。
（二）、阅卷须在办公室内查阅，遇特殊情况，须经秘书长审批。
（三）、查阅会议记录时，须由档案管理员按查档人写出的提纲进行查阅，查阅人员不得随意翻阅其他案卷。
（四）、必须爱护档案，查阅时不准涂改、拆卷、损坏、加批、划杠，保证案卷完整和整洁。
